Effektiva möten och stora event

Vad finns det att tänka på för att göra ett event så lyckat och smidigt som möjligt för alla närvarande? Och hur minimerar du dina onödiga möten på jobbet?

Ska du hålla i ett större event, till exempel en konferens eller ett större möte? Då kan det vara bra att låta modern teknik digitalisera de delar som underlättar administrationen och besökshanteringen.

Ordna digital besökshantering på mötet

På http://meetit.se/tj%C3%A4nster/event  går det att läsa om hur ett event kan gå till på ett smidigt, modernt och roligt sätt:

  • Använd din smartphone för mobila in-scanningar till seminarier, sub-events, breakouts, måltider osv.
  • Få statistik och information om deltagande.
  • Skicka ut påminnelser till utvalda grupper, deltagare som anlänt/ inte anlänt.
  • Ställ in automatiska påminnelser.
  • Snabba utskick till utvalda deltagare och grupper.
  • Automatiska enkäter och utvärderingar inför, under och efter events.
  • Live-röstning och kommentarer från publiken i mobilen.
  • Utställartjänster för scanning av deltagare (digitala visitkorttävlingar i utställarmontrar eller för deltagare.

Onödiga möten som tar tid

Men alla möten och event är inte lika nödvändiga för alla att gå på. Det finns till och med statistik på hur många onödiga möten vi tvingas gå på i arbetslivet. I Metro går det till och med att läsa det hisnande att vi slösar bort hela fyra veckor på år på helt ovidkommande, tidsslukande möten. Slöseri med tid på hög nivå med andra ord, som bara får medarbetare att känna sig sttressade. Det du kan göra för att slippa onödiga möten, eller för att göra dessa mer relevanta är att följa dessa steg:

  1. Om det inte framgår vad som förväntas av dig på mötet, be om underlag och instruktioner inför mötet.
  2. Kommer jag kunna bidra på mötet? Om inte – tacka nej.
  3. Hur kan jag förbereda mig inför mötet?

Ta dessa råd till dig och börja förändra möteskulturen genom att säga nej.

Källa: Metromode.se

Tacka nej till onödiga möten

Fler råd går det att på i NyTeknik där det skrivs att det är viktigt att grunna över om en ska delta i ett möte eller inte, och om man har en bättre idé än att ha ett möte är det bra att skicka det förslaget till den som bjuder in. Kanske är även denna person trött på att ha möten sstup i kvarten. Förslagsvis ska möten ha en agenda, de ska alltså hålla sig till ämnet, en röd tråd. Formen ska följa innehållet och mötet bör va så kort som möjligt. Även om det är ett viktigt möte.

Onödiga möten som tar tid är en stor källa till stress och till sjukskrivningar enligt samma artikel, de tar helt enkelt mer än vad de ger. Vissa möten hade helt enkelt gjort sig bättre i en mailkonversation. Som arbetsgivare är det bra att sätta regler för hur möten ska styras och när man ska ha ett möte vs. när det är helt onödigt.

Även i tidningen Chef.se går det att läsa om de olika mötesfällorna och där menar vissa experter att dåliga möten faktiskt är ett tecken på dåligt ledarskap. Det är inte bara trist, ineffektivt och onödigt alltså.